Was kostet euch dieser Ablauf heute?

Nimm einen Ablauf, der von Hand läuft. Zwölf Fragen, etwa drei Minuten. Danach weißt du, was er im Jahr kostet und wie viel davon von selbst laufen könnte. Ohne Anmeldung, das Ergebnis kannst du als Link weiterschicken.

Oder ein Beispiel ansehen:

Von der Schätzung zur Zahl, die ihr nachprüfen könnt

Das Video zeigt den Weg in unter einer Minute. Darunter stehen die Einzelheiten zu jedem Schritt.

  1. 1

    Schätzen

    im Rechner, etwa drei Minuten

    Im Rechner gibst du Fallzahl, Zeit je Vorgang, Beteiligte und Fehler an. Daraus entsteht, was der Ablauf heute im Jahr kostet. Alle Annahmen siehst du und kannst sie ändern. Im 30-Minuten-Erstgespräch schauen wir danach gemeinsam, ob die Schätzung zu eurem Alltag passt. Lohnt sich die Automatisierung nicht, sagen wir das.

  2. 2

    Messen

    im Workshop, 2 bis 3 Stunden

    Im Workshop bewerten wir gemeinsam mit den Menschen, die den Ablauf kennen, wie er heute läuft, und messen nach, was du geschätzt hast. Aus deiner Schätzung wird die Baseline: der Stand, mit dem sich später alles vergleichen lässt, auch der ROI.

  3. 3

    Nachweisen

    im Projekt

    Bevor etwas umgesetzt wird, vereinbaren wir die Kennzahlen (KPIs), an denen wir den Erfolg messen. Nach dem Start messen wir dieselben Größen aus dem System und stellen sie der Baseline gegenüber. Daraus rechnen wir Kosten und Nutzen und damit den ROI. Jede Zahl lässt sich nachprüfen.

  4. Ziel

    Günstigere Abläufe

    im Betrieb

    Der Ablauf soll insgesamt günstiger laufen, damit der ROI positiv wird. Die Kosten fallen über die Projektzeit an. Erster Nutzen kann schon vor dem Betrieb entstehen, weil ihr den Ablauf besser versteht. Danach wächst er mit jedem Vorgang, der von selbst läuft. Sobald der Nutzen die Kosten einholt (Break-even), rechnet sich das Projekt. Ob und wann das bei euch der Fall ist, zeigen die gemessenen Zahlen, nicht eine Prognose.

Was wir vorher und nachher vergleichen

Dieselben vier Kennzahlen wie im Video und im Rechner.

KennzahlVorher (Baseline)Nachher
Vorgänge im Jahrdeine Schätzung, im Workshop nachgemessenaus dem System gezählt
Arbeitszeit je Vorgangdeine Schätzung, im Workshop nachgemessenaus dem System ermittelt
Fehler und Nacharbeitdeine Schätzung, im Workshop nachgemessenaus dem System gezählt
Liegezeit vom Eingang bis erledigtdeine Schätzung, im Workshop nachgemessenaus Zeitstempeln ermittelt

Der Rechner schätzt, was der Ablauf heute kostet, und nennt weder Break-even noch ROI. Der Workshop misst den Ist-Zustand, das Projekt weist die Veränderung nach, und erst daraus rechnen wir den ROI. Welche Kennzahlen für euren Ablauf zählen, legen wir vor dem Start mit euch fest.