Prozessautomatisierung: Themen und Beispiele
Womit wir oft anfangen: Jedes Thema beginnt an einer Stelle im Alltag, an der jemand abtippt, nachfragt oder sucht. Dazu: wie der Ablauf danach läuft.
Von einkauf@kunde.example
Betreff Anfrage 3 Positionen, siehe Foto
Hallo zusammen, anbei die Fotos der Bauteile. Bitte um Angebot für die drei Positionen, gern bis Freitag.
IMG_2231.jpgabtippen!ERP und Programme verbinden
Wir automatisieren Abläufe zwischen euren Programmen, von der Anfrage bis ins ERP. Fehlt eine Schnittstelle, prüfen wir andere Wege.
Danach
- Postfach
- auslesen, prüfen
- ERP
Anfragen kommen per Mail, und jemand tippt sie von Hand ins ERP.
ERP und Programme verbindenAW: AW: AW: Bestellanforderung Prüfgeräte
Lea Wer muss hier noch freigeben?
Jonas Bei mir liegt sie nicht.
Sabine Hab sie ausgedruckt, liegt im Fach.
Freigabeprozess digitalisieren
Im digitalen Freigabeprozess sieht jeder, wo ein Vorgang liegt und wer wann freigegeben hat. Unterschrieben wird digital, ohne Ausdrucken und Einscannen.
Danach
- Formular
- Freigabekette
- Vorgesetzte geben frei
- Archiv
Freigaben laufen über Mails und Ausdrucke, und wo sie gerade stehen, muss man erfragen.
Freigabeprozess digitalisierenDatei gesperrt
Auftragsliste_2026_final_v3.xlsx wird gerade von einer anderen Person bearbeitet.
Excel als Datenbank
Wenn Excel als Datenbank nicht mehr reicht, hilft ein gemeinsamer Stand: Jeder sieht, wer was geändert hat, und Berichte sind automatisch aktuell.
Danach
- Eingabemaske
- eine Datenbasis
- Bericht aktualisiert sich
Die Excel-Liste ist schon wieder gesperrt, weil gerade jemand anderes drin ist.
Excel als DatenbankDigitalisierung 2027
- Rechnungseingang?
- Urlaubsanträge
- Angebote aus Mails!!
- Excel-Liste Wartung
Prozesse automatisieren
Prozessautomatisierung lohnt sich bei Abläufen, die oft vorkommen, Zeit kosten und klaren Regeln folgen. Das lässt sich vorher erkennen und durchrechnen.
Danach
- Prozessliste
- durchrechnen
- Reihenfolge und Rechnung
- Geschäftsführung
Ideen gibt es viele. Welche sich zuerst lohnt, will die Geschäftsführung vorgerechnet sehen.
Prozesse automatisierenTeams: Vertrieb
Tim Kann ich die Anfragen nicht einfach in ChatGPT kopieren?
Lea Mit den Kundendaten drin?
Tim Hm.
KI-Automatisierung im Unternehmen
KI-Automatisierung hilft dort, wo Mails, Anfragen und Dokumente in jeder Form ankommen und gelesen und sortiert werden müssen. Wo eine feste Regel reicht, nehmen wir sie.
Danach
- Mail, PDF, Foto
- KI liest und sortiert
- Mensch klärt Sonderfälle
- Fachsystem
KI könnte hier viel abnehmen. Offen ist, wo die Daten dabei landen.
KI-Automatisierung im UnternehmenBitte nicht zuklappen!
Fragen: Jonas
n8n self-hosted betreiben
n8n self-hosted eignet sich für den Betrieb im Unternehmen, wenn Hosting, Datenschutz, Lizenz und Betreuung geklärt sind. Wir betreiben es datensouverän.
Danach
- n8n bei euch oder in Deutschland
- wiederverwendbare Verbindungen
- eure Abläufe
Der Test mit n8n läuft. Aber auf einem Laptop, und nur eine Person kennt ihn.
n8n self-hosted betreibenTeams: Anfragen
Tim Die Anfrage ist ausgelesen. Wo prüfe ich sie jetzt?
Lea Ich schick dir die Liste per Mail.
Tim Welche Version ist die aktuelle?
Prozess-Hub: Workflow-Oberfläche
Im Hintergrund automatisiert, vorne im Griff: eine Workflow-Oberfläche mit Übersicht, Aufgabenliste und Freigabe. Mit Beispielen aus Projekten.
Danach
- Postfach
- auslesen, vorschlagen
- prüfen und freigeben
- ERP
Die Automatisierung hat ihren Teil erledigt. Nur: Wo sieht man, was noch zu prüfen ist?
Prozess-Hub: Workflow-OberflächeSo starten wir bei euch
So arbeiten wir- 1
Erstgespräch
30 Minuten, kostenlos
- 2
Workshop
2 bis 3 Stunden
- 3
Erstes Projekt
ein Ablauf mit spürbarer Entlastung
- 4
Ausbau und Betrieb
so, wie ihr es wollt
30 Minuten, kostenlos. Danach hast du eine erste ehrliche Einschätzung.