Prozess-Hub: Workflow-Oberfläche für Fälle, Aufgaben und Freigaben

Für alles, was ein Mensch prüft, korrigiert oder freigibt, braucht ihr einen Ort, der zu eurem Ablauf passt: Übersicht, Aufgabenliste und Freigabe an einer Stelle. Wir nennen ihn Prozess-Hub.

Passende Referenzprojekte

Was wir oft hören

"Wo sehen und steuern meine Leute, was automatisch läuft, und wo prüfen sie, was die Maschine vorschlägt?"

Heute

  1. Postfach
  2. Ergebnis suchen, nachfragen
  3. Liste nachtragen
  4. ERP

Danach

  1. Postfach
  2. auslesen, vorschlagen
  3. prüfen und freigeben
  4. ERP
  • gestrichelt: von Hand
  • pink: läuft von selbst
  • blau: hier entscheidet ein Mensch

Was sich ändert

Ein Ort für jeden Fall.

Neue Fälle kommen an einer Stelle an. Jeder sieht, was hereingekommen ist, was die Maschine daraus gemacht hat und wo etwas Aufmerksamkeit braucht.

Die Maschine schlägt vor, ihr entscheidet.

Ihr prüft den Vorschlag, korrigiert, was nicht stimmt, und gebt frei. Sonderfälle gehen sichtbar an eine Person, statt unterzugehen.

Gebaut für euren Ablauf, mit denen, die ihn kennen.

Der Prozess-Hub bildet genau diesen einen Ablauf ab und entsteht mit den Menschen, die ihn jeden Tag machen. Eure bestehenden Programme bleiben, ERP und Fachverfahren werden nicht ersetzt.

Vom einzelnen Fall bis zur Zentrale

Ein Prozess-Hub fängt klein an und wächst nur, wenn es euch nützt.

  1. 1

    Eine Ansicht für einen Ablauf

    Ihr seht die Fälle dieses einen Ablaufs, prüft die Vorschläge der Maschine und gebt frei. So fängt es an.

  2. 2

    Eure Aufgabenliste

    Was ist offen, was ist erledigt, wo müsst ihr etwas beisteuern? Jede Person sieht, was für sie ansteht, und findet auch später wieder, was erledigt wurde.

  3. 3

    Übersicht über mehrere Abläufe

    Kommen weitere Abläufe dazu, kann daraus eine gemeinsame Zentrale werden: Stand und Berichte über alle laufenden Prozesse an einem Ort. Es kann so kommen, es muss nicht.

So sieht das in Projekten aus

Vier Oberflächen aus unseren Projekten, nachgebaut mit erfundenen Daten.

Ein Handelsunternehmen, technischer Großhandel

Anfragen prüfen: Die Maschine liest, das Team entscheidet

Eine Anfrage kommt als Mail mit Anhang. Der Assistent liest sie und ordnet die Positionen passenden Einträgen im bestehenden System zu. Wo er sich nicht sicher ist, macht er Vorschläge und weist auf Konflikte hin. Das Team sieht dazu die Quelle in der Mail und entscheidet selbst, auch dann, wenn nichts passt. Liegt der Assistent falsch, schreibt das Team dazu, was richtig gewesen wäre. Diese Fälle fließen in die nächste Ausbaustufe.

Zur Referenz
Stilisierter Nachbau, alle Inhalte erfunden.

AlbWerk, Energieversorger

Bedarfsanforderung am Handy: in vier Schritten zur Genehmigung

Wer etwas braucht, startet einen neuen Fall in der App. Vorab gibt es zwei Fragen, etwa ob Angebote vorliegen und ob eine Wertgrenze überschritten wird. Dann folgen die Grundinformationen, die Positionen und eine Zusammenfassung zum Prüfen. Danach geht die Anforderung zur Genehmigung, digital über die zuständigen Vorgesetzten. Unter "Meine Fälle" sieht jeder, wo die eigenen Anforderungen stehen: in Genehmigung, genehmigt oder archiviert.

Zur Referenz
Stilisierter Nachbau, alle Inhalte erfunden.

AST, Schulungen für Arbeitssicherheit

Schulungstag: Trainer und Teilnehmer in einer Anwendung

Der Trainer sieht den Tag auf einen Blick: welche Schulungen laufen, wer da ist und wer den Wissenstest bestanden hat. Anwesenheit und Abschluss je Tag bestätigt er mit einem Klick. Die Teilnehmer melden sich selbst an: Sie geben ihren Namen ein, die Anwendung findet ihre Schulung, und sie prüfen oder ergänzen ihre Daten, bevor sie eingecheckt sind. Wer vor Ort dazukommt, wird mit aufgenommen. Ein QR-Code auf dem Plakat führt zum Check-in.

Zur Referenz
Stilisierter Nachbau, alle Inhalte erfunden.

Eine Verwaltung

Prozess-Monitor: Prozessliste, Bewertung, Umsetzung und Berichte

Hunderte Prozesse in einer Anwendung statt in einer Excel-Datei: Die Prozessverwaltung zeigt alle erfassten Prozesse mit Zuständigkeiten und Filtern. Die Bewertung ordnet sie nach Digitalisierungspotenzial, die Umsetzung zeigt je Prozess den Fortschritt, mit Kommentaren und Verlauf. Berichte zeigen, wie sich die Digitalisierungsstufen über die Zeit entwickeln, und lassen sich nach Excel exportieren. Jede Änderung ist protokolliert.

Stilisierter Nachbau, alle Inhalte erfunden.

Wie der Prozess-Hub entsteht

Was er zeigen muss, wissen die, die den Ablauf jeden Tag machen. Deshalb fangen wir mit vier Fragen an sie an.

  1. 1

    Wer entscheidet was?

    Prüfen, korrigieren, freigeben: Wer macht welchen Schritt?

  2. 2

    Was muss die Person sehen, um zu entscheiden?

    Nicht alles, sondern das, was ihr die Entscheidung leicht macht.

  3. 3

    Was passiert mit dem Sonderfall?

    Er soll sichtbar bei einem Menschen landen, nicht untergehen.

  4. 4

    Wie findet man es später wieder?

    Wer hat wann was freigegeben, was ist offen, was erledigt?

Was ein Prozess-Hub nicht ist

Kein neues Großsystem.

Er bildet genau einen Ablauf ab. Eure Programme bleiben, ERP und Fachverfahren werden nicht ersetzt.

Nicht für jeden Ablauf nötig.

Läuft der Normalfall ohne Prüfung durch, etwa ein nächtlicher Bericht, reicht der Ablauf im Hintergrund. Wir sagen es, wenn ihr keinen braucht.

Kein Dashboard für alles.

Er zeigt, was für eine Entscheidung oder eine Aufgabe gebraucht wird, und nichts darüber hinaus.

So starten wir bei euch

  1. 1 / 4

    Erstgespräch

    30 Minuten, kostenlos

    Du erzählst Matthias, welcher Ablauf euch gerade Zeit kostet. Er hört zu, fragt nach und sagt dir ehrlich, ob wir helfen können. Vorbereiten musst du nichts, ein Beispiel aus eurem Alltag reicht.

    Ergebnis

    Eine ehrliche Einschätzung, ob sich ein nächster Schritt lohnt.

  2. 2 / 4

    Workshop

    2 bis 3 Stunden

    Wir setzen uns mit dir und den Kolleginnen und Kollegen zusammen, die den Ablauf jeden Tag machen. Sie zeigen uns, wie es wirklich läuft, mit allen Sonderfällen. Dann rechnen wir gemeinsam durch, was der Ablauf heute kostet.

    Ergebnis

    Eine Reihenfolge, eine Rechnung und Material, das du der Geschäftsführung vorlegen kannst.

  3. 3 / 4

    Erstes Projekt

    ein Ablauf mit spürbarer Entlastung

    Wir fangen mit dem Ablauf an, bei dem die Entlastung am schnellsten spürbar ist. Vorher legen wir fest, woran wir den Erfolg messen. Dein Team testet mit echten Fällen und sagt uns, was noch nicht passt.

    Ergebnis

    Ein Ablauf, der im Alltag läuft.

  4. 4 / 4

    Ausbau und Betrieb

    so, wie ihr es wollt

    Läuft der erste Ablauf, entscheidest du, wie es weitergeht. Weitere Abläufe nutzen dieselben Verbindungen und kommen schneller dazu. Den Betrieb übernehmen wir, oder wir übergeben alles dokumentiert an eure IT.

    Ergebnis

    Eine dokumentierte Lösung, die nicht an uns hängt.

Erstgespräch vereinbaren

30 Minuten, kostenlos. Danach hast du eine erste ehrliche Einschätzung.

Vorher selbst rechnen, wenn du magst

Wer von euch dabei ist

Du

Du bringst den Ablauf mit und vertrittst das Vorhaben intern. Von uns bekommst du Reihenfolge, Rechnung und Material für die Geschäftsführung.

Die Menschen im Ablauf

Sie kennen die Sonderfälle und wissen, wo es hakt. Deshalb sind sie von Anfang an dabei, nicht erst bei der Einführung.

Eure IT

Sie klärt mit uns Zugänge, Betriebsort und welche Verbindung zu euren Programmen möglich und sinnvoll ist.

So sieht das in einer Branche aus

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