Excel gleichzeitig bearbeiten: wann die Tabelle an ihre Grenzen kommt

Die kurze Antwort: Mehrere Personen können in Excel gleichzeitig arbeiten, wenn die Datei in der Cloud liegt, etwa in SharePoint oder OneDrive. Das löst die Sperre. Die eigentliche Grenze liegt woanders: Excel ist in Ordnung, solange es um Erfassen und Pflegen von Daten geht. Sobald darüber dauerhaft Berechnungen, Auswertungen und Prüfungen liegen, wird es schwierig. Dann lohnt sich eine kleine Anwendung mit denselben Daten und denselben Menschen, nur mit mehr Halt.

Ich sage es gleich vorweg, weil es sonst falsch ankommt: Ich habe nichts gegen Excel. Eine Liste ist fast immer die erste Lösung, und meistens eine gute. Sie ist schnell gebaut, jeder kann sie bedienen, und sie läuft oft über Jahre.

Meine Faustregel: Excel taugt zum Erfassen und Pflegen. Es taugt nicht als dauerhaftes System für Logik. Eine Spalte für Name, Datum und Status ist kein Problem. Aber wenn in der Tabelle Berechnungen, Auswertungen und Plausibilitätsprüfungen stecken und das über Monate und Jahre so bleibt, wird aus der Liste ein Fachsystem, für das sie nie gedacht war.

Excel gleichzeitig bearbeiten: was geht?

Mehrere Personen können gleichzeitig in einer Excel-Datei arbeiten, wenn sie in der Microsoft-Cloud liegt, also in OneDrive oder in SharePoint Online, und alle eine Excel-Version nutzen, die das unterstützt (Co-Authoring, siehe Microsoft). Dann sehen alle Änderungen nach kurzer Zeit. Probiert das zuerst aus, es ist der einfachste Schritt.

Liegt die Datei dagegen auf einem Netzlaufwerk, klappt das nicht. Und öffnet auch nur eine Person sie mit einer Version ohne Co-Authoring, bekommen laut Microsoft meist alle anderen ebenfalls die Meldung "Datei ist gesperrt". Ändern zwei Personen dieselbe Zelle, gilt in der Regel die zuletzt gespeicherte Änderung.

Woran du merkst, dass Excel nicht mehr reicht

Diese Anzeichen kennen viele Teams, die mit einer Liste einen Prozess steuern:

• Bis zur richtigen Spalte muss man scrollen.
• Jeder filtert anders, keiner sieht dasselbe.
• In der Tabelle stecken Formeln, die niemand mehr anfassen will.
• Die Datei ist gesperrt, oder es entstehen Kopien. Und die Frage, welcher Stand der richtige ist.
• Niemand weiß, wer wann was geändert hat.
• Vor jedem Termin werden Zahlen zusammengesucht, und der Bericht ist beim Versenden schon alt.

Treffen drei oder mehr zu, hat die Tabelle die Grenze vom Erfassen zur Logik überschritten.

Was in so einer Tabelle steckt

Meistens drei Aufgaben auf einmal: Eingabe (jemand trägt etwas ein), Auswertung (jemand rechnet etwas aus) und Bericht (jemand zeigt es anderen). Solange es wenige sind, geht das gut. Mit vielen Bearbeitenden stören sich die drei gegenseitig.

Aus einer Tabelle für alles werden drei Bausteine mit denselben Daten.

Ein Beispiel: Hunderte Prozesse in einer Datei, und ein Perspektivwechsel

Bei einer Verwaltung steuerte eine einzige Excel-Datei hunderte Prozesse: mehrere Tabellenblätter, sehr viele Spalten, und viele Personen arbeiteten parallel darin. Die Liste ist mit der Aufgabe gewachsen, und die Leute haben sie über Jahre am Laufen gehalten.

Am spannendsten fand ich dort einen Paradigmenwechsel beim Verfolgen des Fortschritts.

In Excel musste der Fortschritt in einer Zelle abgebildet werden. Das ging nur als Restarbeit: Was ist noch offen? Die Folge: Man sah nie, was schon geschafft war. Man sah nur, wie viel noch vor einem lag.

Das kennt jeder. Wenn ich mich nicht über Fortschritt freuen kann, sondern nur den Rest vor Augen habe, brauche ich schon sehr viel Grundmotivation, um über Monate dranzubleiben.

In der Anwendung ist es dieselbe Information, aber anders gezeigt: Es wird sichtbar, was dazukam, was erledigt ist, und was noch fehlt. Der Balken wächst, und man sieht es.

Das liegt am Werkzeug, nicht an den Menschen, die die Tabelle gepflegt haben: Eine Zelle zeigt nur einen Wert.

Entstanden ist die Anwendung gemeinsam mit den Leuten, die den Bestand kennen. Alle sehen denselben Stand, und jede Änderung ist nachvollziehbar.

Was Excel als System nicht leistet

Wunsch	Excel	Eine kleine Anwendung (typisch)
Alle sehen denselben Stand	in der Microsoft-Cloud möglich	ja, ein Stand für alle
Eingaben werden geprüft	nur mit Aufwand	ja, Pflichtfelder und Regeln
Fortschritt sichtbar machen	meist nur Restarbeit in einer Zelle	ja, geschafft und offen getrennt
Nachvollziehen, wer wann was geändert hat	umständlich	ja, Änderungshistorie
Rechte je Person oder Rolle	grob, auf Dateiebene	ja, feiner abgestuft
Berichte, die sich selbst aktualisieren	nur mit Handarbeit	ja, automatisch
Hinweise bei Änderungen oder Fristen	kaum	ja
Woher kommt eine Zahl?	schwer zu sehen	ja, mit Herleitung

So kommst du von der Liste zur Anwendung

Du musst nicht alles auf einmal umstellen.

1. Verstehen: Was steckt in der Tabelle? Welche Spalten nutzt ihr wirklich, welche Formeln tragen etwas, wer arbeitet womit? Setzt euch dafür mit den Leuten zusammen, die täglich damit arbeiten.
2. Trennen: Erfassen und Pflegen können in Excel bleiben. Logik, Auswertung und Bericht sind die Teile, die Halt brauchen.
3. Klein anfangen: Mit dem Teil beginnen, der am meisten Ärger macht. Das kann die Eingabe sein oder der Bericht, der monatlich von Hand entsteht.
4. Daten mitnehmen: Die vorhandenen Daten werden übernommen, nichts geht verloren.
5. Gewohnheiten respektieren: Wer Excel mag, bekommt Exporte und vertraute Ansichten.

Berichte, die sich selbst aktualisieren

Der häufigste Anlass, die Logik aus Excel herauszunehmen, ist das Berichtswesen. Bei einer sozialen Organisation gab es einen Jahresbericht mit 33 Seiten. Heute entstehen die Berichte täglich, jeweils mit einer eigenen Seite dazu, woher die Zahlen kommen. So kann jeder nachprüfen, statt nur zu vertrauen. Mehr dazu auf der Seite Excel als Datenbank.

Was wir nicht empfehlen

• Nicht alles auf einmal ersetzen. Ein ungeplanter Umstieg erzeugt oft mehr Chaos als die Tabelle.
• Kein neues Großsystem, nur weil Excel an Grenzen kommt. Oft reicht eine kleine, passende Anwendung, die mit euren Programmen verbunden ist.
• Wenn die Tabelle nur erfasst und pflegt: lasst sie. Nicht jede Excel-Liste muss abgelöst werden.

Kurz gefragt

Können mehrere Personen gleichzeitig in Excel arbeiten? Ja, wenn die Datei in OneDrive oder SharePoint Online liegt und alle eine passende Excel-Version nutzen.

Ist Excel eine Datenbank? Nein, es kann aber Daten wie eine Datenbank halten. Zum Erfassen und Pflegen reicht das. Für dauerhafte Berechnungen, Auswertungen und Prüfungen fehlen Halt, Rechte und Historie.

Verlieren wir bei einem Umstieg Daten? Nein, die vorhandenen Daten werden übernommen. Wir prüfen sie vorher gemeinsam mit euch.

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Du willst wissen, was bei euch zuerst dran ist? Rechne euren Ablauf im Prozesskosten-Rechner durch, oder sprich mit uns in 30 Minuten. Mehr auf der Seite Excel als Datenbank.