In diesem Artikel
Die kurze Antwort: Es lohnt sich bei Abläufen, die oft vorkommen, spürbar Zeit kosten, über mehrere Hände oder Programme laufen, klare Regeln und digitale Daten haben und an wenigen Köpfen hängen. Ob es sich bei euch rechnet, siehst du an vier Zahlen: wie oft, wie lange, wie viele Hände, wie oft geht etwas schief. Dafür brauchst du keine Software, nur einen ehrlichen Blick und einen Taschenrechner.
Du sollst die Digitalisierung voranbringen. Vielleicht hat dir das jemand an einem Montag auf den Tisch gelegt, zusätzlich zu allem anderen. Du sammelst Ideen, und die Liste wird länger statt kürzer.
Das ist normal. Fast alles lässt sich irgendwie automatisieren. Die Kunst ist, die Frage umzudrehen: Nicht "Was geht?", sondern "Was lohnt sich zuerst?"
Meine Meinung dazu: Fang nicht mit dem spannendsten Prozess an. Fang mit dem langweiligsten an, der am häufigsten läuft. Er bringt am schnellsten Luft, und mit dem Erfolg im Rücken kommst du bei der Geschäftsführung leichter durch.
Woran erkenne ich einen Prozess, der sich lohnt?
Fünf Merkmale. Je mehr zutreffen, desto weiter vorn gehört der Ablauf auf die Liste.
1. Er kommt oft vor. Häufigkeit ist der stärkste Hebel. Ein Ablauf, der zehnmal im Monat läuft, muss schon sehr aufwendig sein, damit sich etwas ändert. Einer mit vierhundert Durchläufen trägt auch eine einfache Lösung. Ein Durchlauf ist eine Anfrage, eine Bestellung, ein Antrag.
2. Er kostet Zeit und braucht mehrere Hände. Miss die reine Arbeitszeit eines Vorgangs, über alle Beteiligten, ohne Wartezeit. Schätze lieber ehrlich als optimistisch. Und zähl die Übergaben: Jede kostet Rückfragen, auch wenn sie nirgends aufgeschrieben sind.
3. Es geht etwas schief oder es liegt herum. Zahlendreher, doppelt erfasste Daten, ein Vorgang, der drei Tage im Postfach liegt. Wie oft passiert das, und was kostet es? Mal sind es ein paar Minuten Nacharbeit, mal eine Rückfrage beim Kunden.
4. Daten und Regeln sind greifbar. Kommen die Daten strukturiert aus einem Programm oder Formular, wird es einfach. PDFs und Mails lassen sich heute auch lesen, da kann KI helfen. Bei Papier, Telefon und Zuruf kommt zuerst die Erfassung. Bei den Regeln: Kannst du sie auf eine Seite schreiben, wird es einfach. Gibt es Sonderfälle, aber deine erfahrenen Kolleginnen und Kollegen wissen jeweils, was zu tun ist, geht es auch: Der Ablauf erledigt den Normalfall und gibt die Sonderfälle an eine Person weiter. Muss bei jedem Vorgang jemand neu abwägen, lohnt es sich meist nicht.
5. Er hängt an wenigen Köpfen. Wer macht den Ablauf heute? Eine Person, die ihn seit Jahren kennt? Dann ist ein dokumentierter, automatisierter Ablauf nicht nur schneller, sondern auch sicherer. Er läuft bei Urlaub, Krankheit und Ruhestand weiter.
Sortier deine Ideen in dieses Raster. Anfangen solltest du oben rechts.
Was uns bei einem Projekt aufgefallen ist
Bei einem Handelsunternehmen haben wir uns den Ablauf von Kundenanfragen angesehen, gemeinsam mit den Leuten, die sie jeden Tag bearbeiten.
Dabei zeigte sich: Nicht nur das Abtippen der Anfragen ins ERP kostet Zeit, sondern auch das Nachfragen, wenn in einer Anfrage Angaben fehlen. Daraus ist ein Assistent entstanden, der Anfragen liest, prüft, ob alles da ist, und Fehlendes beim Kunden nachfragt.
Deshalb setze ich mich vor dem Rechnen immer mit den Menschen zusammen, die den Ablauf kennen. Sie wissen, wie lange etwas wirklich dauert und wo es hakt.
Und jetzt: rechnen
Ein Rechenbeispiel mit erfundenen Zahlen, damit du siehst, wie es geht:
- Ein Ablauf läuft 400-mal im Monat.
- Ein Vorgang dauert 12 Minuten von Hand, über alle Beteiligten.
- 400 mal 12 Minuten sind 4.800 Minuten, also 80 Stunden im Monat.
- Bei 3 von 100 Vorgängen muss nachgearbeitet werden, mit etwa einer Stunde Rückfrage. Das sind 12 Vorgänge, also noch einmal 12 Stunden.
Rund 90 Stunden im Monat für einen einzigen Ablauf. Wie viel davon eine Automatisierung übernimmt, hängt von Daten und Regeln ab (Merkmal 4). Rechne die Stunden mit eurem Stundensatz um, und du hast die Größenordnung.
Wichtig: Das ist eine Schätzung vor dem Projekt, kein versprochenes Ergebnis. Gemessen wird erst, wenn der Ablauf läuft.
Du willst das nicht von Hand rechnen? Unser Prozesskosten-Rechner stellt dir genau diese Fragen.
Wann ich dir abrate
Wir sagen es auch, wenn sich etwas nicht rechnet. Zurückhaltend wäre ich bei:
- Abläufen, die nur ein paar Mal im Jahr vorkommen.
- Abläufen, bei denen jeder Fall neu abgewogen werden muss.
- Abläufen, die selbst noch nicht richtig laufen. Ein schlechter Prozess, automatisiert, bleibt ein schlechter Prozess. Räumt ihn erst auf, am besten mit den Leuten, die darin arbeiten.
So kommst du zu einer Reihenfolge
- Schreib fünf bis zehn Abläufe auf.
- Beantworte für jeden die vier Zahlenfragen.
- Prüf Daten und Regeln (Merkmal 4) und frag, wer es heute macht (Merkmal 5).
- Sortier nach Zeitaufwand pro Monat. Wo ein Ablauf klar vorn liegt und einfach ist, fang an.
- Starte mit einem Ablauf. Wenn er läuft, entscheidet ihr, wie es weitergeht. Die weiteren kommen dann schneller dazu.
Damit hast du eine Reihenfolge und eine Rechnung, die du intern weitergeben kannst. Den Business Case erarbeiten wir auf Wunsch gemeinsam mit dir.
Kurz gefragt
Welche Prozesse lassen sich besonders gut automatisieren? Wiederkehrende Abläufe mit digitalen Daten und klaren Regeln, die über mehrere Personen oder Programme laufen.
Muss ich dafür Programme austauschen? Nein. Automatisiert wird zwischen den Programmen, die ihr schon habt. Wie das auch ohne Schnittstelle geht, steht in Keine Schnittstelle? So verbindest du deine Programme trotzdem.
Was kostet das? Das hängt vom Ablauf ab. Darum rechnen wir erst, bevor etwas gebaut wird. Lohnt es sich nicht, sagen wir das.
Du willst wissen, was bei euch zuerst dran ist? Rechne einen Ablauf im Prozesskosten-Rechner durch, oder sprich mit uns in 30 Minuten. Mehr auf der Seite Welche Prozesse lassen sich automatisieren?.
