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Die kurze Antwort: Auch ohne fertige Schnittstelle (API) lassen sich Daten meist automatisch übertragen. Es gibt vier Wege, die du in dieser Reihenfolge prüfst: eine vorhandene Schnittstelle, Import und Export per Datei, Zugriff auf die Datenbank und als letzte Möglichkeit die Bedienoberfläche, die ein Software-Roboter an Stelle eines Menschen bedient. Welcher Weg bei euch geht, hängt vom Programm und vom Hersteller ab. Das klärt ihr am besten mit eurer IT.
Ein PDF-Formular kommt rein. Jemand öffnet es, öffnet das System, tippt die Angaben ab, speichert, schließt, nächstes Formular. Jeden Tag, viele Male.
Fragt man, ob man das nicht automatisieren kann, hört man oft: "Geht nicht, das System hat keine Schnittstelle."
Meistens stimmt das nur halb. Es gibt keine Schnittstelle, die man kennt. Oder keine, die man bezahlt hat. Oder keine fertige. Dazwischen liegen noch ein paar Wege.
Meine Meinung dazu: Die erste Frage ist nie "Wie umgehen wir die fehlende Schnittstelle?", sondern "Gibt es vielleicht doch einen sauberen Weg, den wir nur nicht kennen?" Erst wenn die Antwort Nein lautet, wird es kreativ.
Die vier Wege in der Reihenfolge, in der wir sie prüfen.
Weg 1: Gibt es doch eine Schnittstelle?
Frag den Hersteller oder den Betreuer des Programms:
- Gibt es eine API, und ist sie in unserer Lizenz enthalten?
- Gibt es fertige Anbindungen an andere Programme?
- Kostet die Schnittstelle extra?
Das ist der sauberste Weg, weil der Hersteller sie pflegt, wenn sich das Programm ändert.
Weg 2: Import und Export über Dateien
Viele Programme können Daten als CSV, XML oder Excel ausgeben und einlesen. Ein Ablauf legt eine Datei in einen Ordner oder holt sie dort ab, das Programm verarbeitet sie. Einfach und gut nachvollziehbar. Die Grenzen: Es läuft meist in Stapeln statt sofort, und das Format muss passen.
Weg 3: Direkt an die Datenbank
Liegen die Daten in einer Datenbank, kann ein Ablauf dort lesen oder schreiben. Das ist oft schnell und stabil. Aber: Wer direkt in die Datenbank schreibt, umgeht das Programm. Deshalb nur mit Freigabe von IT und Hersteller, mit Rechten, Protokoll und Test.
Weg 4: Die Bedienoberfläche automatisieren
Geht nichts davon, kann ein Software-Roboter das Programm bedienen wie ein Mensch: Felder ausfüllen, klicken, Ergebnisse auslesen. Das heißt Robotic Process Automation, kurz RPA. Es funktioniert auch bei Programmen, die niemand mehr anfassen will.
Und jetzt meine ehrliche Haltung dazu: RPA ist die Brücke, nicht die Straße. Ändert sich die Oberfläche, etwa nach einem Update, muss der Roboter angepasst werden. Wir setzen ihn ein, wenn andere Wege fehlen, und planen die Pflege von Anfang an mit.
Welcher Weg wann?
| Situation | Naheliegender Weg |
|---|---|
| Das Programm bietet eine API an | Weg 1: Schnittstelle |
| Das Programm kann Dateien ein- und ausgeben | Weg 2: Datei |
| Zugriff auf die Datenbank ist erlaubt | Weg 3: Datenbank |
| Nichts davon, aber eine Oberfläche ist da | Weg 4: Bedienoberfläche |
| Der Ablauf selbst ist unklar | Erst den Ablauf klären, dann verbinden |
Oft kombiniert man: Eine Schnittstelle liest Daten aus dem einen Programm, ein Roboter trägt sie ins andere ein. Ob sich ein bestimmtes Programm anbinden lässt, wissen wir erst, wenn wir es uns zusammen mit eurer IT angesehen haben. "Geht mit jedem System" kann ich nicht versprechen.
Was daraus wurde: ein Beispiel
Bei einem regionalen Versorger kamen Kundenaufträge als ausgefüllte PDF-Formulare an. Für das System, in dem sie weiterverarbeitet werden, gab es keine passende Schnittstelle.
Wir haben nicht den Gesamtablauf neu gedacht, sondern zuerst das Naheliegende gebaut: Die Formulare werden vorverarbeitet, ein Software-Roboter trägt die Angaben ein, das Ergebnis geht per Mail weiter. Das Team war die Handarbeit los, bevor wir uns den Rest des Ablaufs vorgenommen haben. Das Konzept für den Gesamtablauf kam erst danach.
Und wenn die Eingänge unordentlich sind?
Anfragen, die jeder anders schreibt, mit Anhängen in allen Formaten, lassen sich nicht immer mit festen Regeln lesen. Dort hilft KI. Bei einem Handelsunternehmen liest ein Assistent Kundenanfragen aus Mails und Anhängen, prüft, ob alle Angaben da sind, fragt Fehlendes nach und legt die Daten im bestehenden ERP an. Wo eine feste Regel reicht, nehmen wir die feste Regel. Mehr dazu auf der Seite KI, wo sie wirklich hilft.
So gehst du vor
- Ablauf beschreiben: Woher kommen die Daten, wohin müssen sie, wer macht es heute?
- Wege prüfen: Frag Hersteller und IT nach Schnittstelle, Datei und Datenbankzugriff.
- Rechnen: Wie oft läuft der Ablauf, wie lange dauert er? Hilfe im Prozesskosten-Rechner und im Artikel Welche Prozesse lassen sich automatisieren?.
- Klein anfangen: Mit einem Ablauf, nicht mit allen.
- Pflege klären: Wer kümmert sich um die Verbindung, wenn sich ein Programm ändert?
Kurz gefragt
Brauche ich RPA, wenn es keine API gibt? Nicht unbedingt. Oft gibt es Dateien oder einen erlaubten Datenbankzugriff. RPA ist der letzte Weg.
Muss ich mein Programm austauschen? Nein. Wir verbinden, was ihr habt: ERP, Fachverfahren, Excel, E-Mail und Ablage.
Wer betreut das später? Das klären wir vorher. Wir dokumentieren die Lösung und übergeben sie so, dass sie nicht an uns hängt.
Du willst wissen, ob sich der Weg bei euch lohnt? Rechne euren Ablauf im Prozesskosten-Rechner durch, oder sprich mit uns in 30 Minuten. Mehr auf der Seite Programme verbinden, auch ohne fertige Schnittstelle.
