Für Ämter, Landratsämter und Kommunen
Hunderte Prozesse. Wo fängt man an?
So viele Verwaltungsprozesse kommen in einer Verwaltung zusammen, mit der wir arbeiten. Alle gleichzeitig angehen geht nicht. Wir helfen, die richtigen zuerst zu finden, und automatisieren dann die Routine zwischen Fachverfahren, Excel und Postfach.
Die Fachverfahren bleiben. Betrieben wird bei euch im Haus oder in einem Rechenzentrum in Deutschland. Und die Beschäftigten sind von Anfang an dabei.
30 Minuten, kostenlos. Danach hast du eine erste ehrliche Einschätzung.
27 %
der Beschäftigten im öffentlichen Dienst scheiden in den nächsten zehn Jahren altersbedingt aus, mindestens 1,39 Millionen Menschen.
108.500
Beschäftigte fehlen nach Einschätzung des dbb allein in den Kommunalverwaltungen, von Bauämtern bis Sozialämtern.
Wo es hakt
Vier Abläufe, mit denen wir anfangen würden. Bei den ersten beiden zeigen wir, was wir in einer Verwaltung gebaut haben. Bei den anderen sagen wir ehrlich, dass es das Muster ist.
Prozesse erfassen und die richtigen zuerst angehen
Jeder Prozess mit Häufigkeit, Durchlaufzeit und Medienbrüchen erfasst und bewertet. So wird sichtbar, wo sich Digitalisierung zuerst lohnt, und was schon geschafft ist.
bei einer Verwaltung im Einsatz
Excel-Listen, die ein ganzes Verfahren tragen
Eine sehr breite Tabelle für alle Prozesse, gepflegt von vielen. Heute ein Werkzeug mit einem Stand für alle und einer Historie je Prozess.
bei einer Verwaltung abgelöst
Anträge und Eingänge ins Fachverfahren
Anträge kommen per Mail, Formular und PDF und werden von Hand ins Fachverfahren übertragen. Fehlende Angaben werden per Rückfrage nachgeholt. Das Muster haben wir bei Anfragen im Handel automatisiert.
typischer Ablauf, noch kein eigenes Projekt in einer Behörde
Berichte, die sich selbst aktualisieren
Zahlen aus mehreren Fachverfahren werden vor jeder Sitzung zusammengesucht. Automatisch zusammengeführt, mit einer Seite, woher jede Zahl stammt.
typischer Ablauf, belegt bei einer sozialen Organisation
bei uns in Betrieb oder im Pilottypisches Muster, kein eigenes Projekt in der Branche
Aus einem Projekt: eine Verwaltung
Erst den Überblick, dann die Reihenfolge.
Die Prozesse des Hauses wurden in einer sehr breiten Excel-Datei gepflegt. Die Liste war mit der Aufgabe gewachsen, und je mehr Prozesse dazukamen, desto schwerer ließ sich daraus eine Reihenfolge ableiten.
Heute erfasst ein Werkzeug jeden Prozess mit Häufigkeit, Durchlaufzeit und Medienbrüchen. Es bewertet das Potenzial, hält Änderungen je Prozess fest und zeigt, was schon umgesetzt ist. Damit wird aus einer Liste eine Reihenfolge, die sich begründen lässt.
Vorher
- Excel, sehr viele Spalten
- per Mail verteilen
- Stände abgleichen
- Bauchgefühl
Heute
- Prozesse erfassen
- Potenzial bewerten
- Haus entscheidet Reihenfolge
- Fortschritt sichtbar
Was ihr von uns erwarten könnt
Betrieb im Haus oder in Deutschland.
Betrieb bei euch oder in einem Rechenzentrum in Deutschland. KI nur, wo sie hilft, für sensible Daten mit lokalen Modellen.
Fachverfahren bleiben.
Wir ersetzen kein Fachverfahren. Wir verbinden es mit dem, was drumherum von Hand passiert.
Mit den Beschäftigten, nicht über sie hinweg.
Es fällt Routine weg, nicht Menschen. Wir sehen uns die Abläufe mit denen an, die sie kennen. Das hilft auch im Gespräch mit dem Personalrat.
Unabhängig und übergabefähig.
Dokumentiert übergeben, mit offenen Werkzeugen gebaut, damit eure Lösung nicht an uns hängt.
So starten wir bei euch
- 1 / 4
Erstgespräch
30 Minuten, kostenlos
Du erzählst Matthias, welcher Ablauf euch gerade Zeit kostet. Er hört zu, fragt nach und sagt dir ehrlich, ob wir helfen können. Vorbereiten musst du nichts, ein Beispiel aus eurem Alltag reicht.
Ergebnis
Eine ehrliche Einschätzung, ob sich ein nächster Schritt lohnt.
- 2 / 4
Workshop
2 bis 3 Stunden
Wir setzen uns mit dir und den Kolleginnen und Kollegen zusammen, die den Ablauf jeden Tag machen. Sie zeigen uns, wie es wirklich läuft, mit allen Sonderfällen. Dann rechnen wir gemeinsam durch, was der Ablauf heute kostet.
Ergebnis
Eine Reihenfolge, eine Rechnung und Material, das du der Geschäftsführung vorlegen kannst.
- 3 / 4
Erstes Projekt
ein Ablauf mit spürbarer Entlastung
Wir fangen mit dem Ablauf an, bei dem die Entlastung am schnellsten spürbar ist. Vorher legen wir fest, woran wir den Erfolg messen. Dein Team testet mit echten Fällen und sagt uns, was noch nicht passt.
Ergebnis
Ein Ablauf, der im Alltag läuft.
- 4 / 4
Ausbau und Betrieb
so, wie ihr es wollt
Läuft der erste Ablauf, entscheidest du, wie es weitergeht. Weitere Abläufe nutzen dieselben Verbindungen und kommen schneller dazu. Den Betrieb übernehmen wir, oder wir übergeben alles dokumentiert an eure IT.
Ergebnis
Eine dokumentierte Lösung, die nicht an uns hängt.
Wer von euch dabei ist
Du
Du bringst den Ablauf mit und vertrittst das Vorhaben intern. Von uns bekommst du Reihenfolge, Rechnung und Material für die Geschäftsführung.
Die Menschen im Ablauf
Sie kennen die Sonderfälle und wissen, wo es hakt. Deshalb sind sie von Anfang an dabei, nicht erst bei der Einführung.
Eure IT
Sie klärt mit uns Zugänge, Betriebsort und welche Verbindung zu euren Programmen möglich und sinnvoll ist.
Welcher Prozess kostet euch gerade die meiste Zeit?
Erzähl uns davon. Im Erstgespräch bekommst du eine erste ehrliche Einschätzung, ob sich Automatisierung bei euch rechnet.
30 Minuten, kostenlos, ohne Vorbereitung.
Weitere Branchen:Energieversorger und Stadtwerke, Maschinenbau