Ein gemeinsamer Stand für rund 1.200 Prozesse.

Das Landratsamt digitalisiert seine Verwaltung, Prozess für Prozess. Dahinter steht die Frage, wo sich Digitalisierung am meisten lohnt. Um sie zu beantworten, hatte das Landratsamt bereits rund 1.200 Prozesse erfasst und beschrieben. Gesteuert wurde das in einer Excel-Datei mit 15 Tabellenblättern und 236 Spalten. Die Datei war mit der Aufgabe gewachsen. Mehr als zehn Menschen wollten gleichzeitig darin arbeiten, und der Stand der Umsetzung wurde zusätzlich in einem Aufgabenwerkzeug gepflegt.

An die Stelle der Datei sollte eine eigene Anwendung treten, der Prozess-Monitor. Dafür haben wir die Datei Spalte für Spalte ausgewertet und alle Prozesse übernommen. Getestet wurde vom ersten Tag an mit diesen Echtdaten. Rückmeldungen kamen in festen Testrunden und Klärungsterminen. Im Juli wurde der Prozess-Monitor den Prozessmanagern in den Ämtern vorgestellt. Seit August 2026 wird der Prozess-Monitor im Echtbetrieb eingesetzt.

Im Prozess-Monitor werden Prozesse erfasst, bewertet und deren Umsetzungsstand verfolgt. Alle Änderungen werden protokolliert. Berichte werden automatisch auf Grundlage der aktuellen Daten erstellt und müssen nicht mehr manuell zusammengestellt werden. Die Anmeldung erfolgt über das Windows-Konto, sodass kein zusätzliches Passwort erforderlich ist. Die Anwendung wird auf den Servern des Landratsamts betrieben.

Der Prozess-Monitor dient damit als zentrale Plattform, auf der alle Beteiligten ihre Aufgaben bearbeiten und den aktuellen Stand einsehen können. Die getrennte Pflege von Dateien, Aufgabenlisten und Berichten entfällt.

Entscheidend ist die Frage, bei welchen Prozessen sich eine Optimierung besonders lohnt. Dafür wird jeder Prozess anhand von 26 einheitlichen Merkmalen bewertet. So lässt sich nachvollziehbar erkennen, welche Prozesse vorrangig optimiert werden sollten. Die Bewertungskriterien wurden vom Landratsamt selbst festgelegt und können eigenständig gepflegt und angepasst werden.