Jede Freigabe läuft digital durch, mit Unterschrift und Ablage im Archiv.

Wer beim AlbWerk etwas für die Arbeit braucht, stellt eine Bedarfsanforderung. Die zuständigen Vorgesetzten geben sie frei und unterschreiben. Wie die Anforderung zu ihnen kam, hatte sich mit der Zeit eingespielt: mal per Mail, mal auf Papier, mal auf Zuruf. Im Spiel waren dabei Microsoft 365, das Archiv und ein Dienst für digitale Unterschriften.

Heute gibt es ein Formular. Man meldet sich mit dem Firmenkonto an, damit ist klar, wer fragt. Der Ablauf schaut im Organigramm nach, wer freigeben muss, und schickt die Anforderung der Reihe nach an diese Vorgesetzten. Sie unterschreiben digital, das fertige Dokument landet im Archiv. Ändert sich das Organigramm, zieht der Ablauf von selbst mit.

Die Bedarfsanforderung war nur der Anfang. Für sie haben wir das Formular mit Archiv, digitaler Unterschrift und der Anmeldung über Microsoft 365 verbunden. Und zwar so, dass der nächste Ablauf diese Verbindungen einfach mitnutzt. Die Anfrage für ein Dienstfahrzeug und die Rückzahlung von Auslagen laufen inzwischen auf derselben Grundlage. Das Ganze läuft auf einem Server des AlbWerks, mit n8n, einem offenen Werkzeug für solche Abläufe. Betreut wird es von der eigenen IT.

Für die Anfragen gibt es dazu eine kleine App: Dort geben die Mitarbeitenden Bedarfsanforderungen gezielt ein. Weitere Fälle lassen sich einfach abdecken, und alles ist später wiederzufinden.

Nicht jeder Ablauf lässt sich gleich so neu bauen. Im zweiten Projekt ging es um Kundenaufträge. Sie kommen als PDF-Formular und müssen in ein Programm, das keine passende Schnittstelle hat, also keinen Weg, Daten direkt von außen anzunehmen. Eigentlich gehört dafür der ganze Ablauf neu gedacht. Es brauchte aber schnell eine Lösung.

Also haben wir zuerst die Lücke überbrückt. Ein Ablauf liest das PDF aus. Ein Software-Roboter, also ein Programm, das am Bildschirm klickt und tippt wie ein Mensch, trägt die Daten ein, liest das Ergebnis aus und schickt es per Mail weiter. Der Großteil der Anträge lief so ohne Handarbeit durch. Den ganzen Ablauf nehmen wir uns jetzt in Ruhe vor.